La función principal de un Project Manager es priorizar y organizar las tareas y a las personas de un equipo, con el objetivo de que se cumplan los plazos y tiempos de ejecución de cada proyecto. Hoy en día, a causa del gran volumen de trabajo que presentan las empresas, es muy probable que un Project Manager lleve varios proyectos a la vez. Para ello, existen herramientas que hacen que la organización y la coordinación entre equipos sea más fácil. En este post te mostraremos las más útiles para tu día a día como Project Manager.
10 herramientas útiles para un Project Manager
A continuación, vamos a recomendar los mejores softwares, herramientas y aplicaciones para que puedas estructurar y agilizar de forma digital tu trabajo como Project Manager.
1. Click Up
Click Up es una herramienta muy completa para la figura de Project Manager, ya que, además de ser un gestor de proyectos, ofrece la posibilidad de subir archivos, ver el calendario, marcar objetivos, añadir recordatorios y planificar horarios. Esta herramienta también da la posibilidad al Project Manager de crear su propio dashboard, donde podrá escoger entre ver únicamente las tareas que tiene asignadas o las que tienen otras personas del equipo.
2. Trello
Quizás esta sea una de las herramientas más útiles para un Project Manager y, también, una de las más populares. Con Trello podrás gestionar proyectos y supervisar sus tareas, así como organizar flujos de trabajo de forma muy visual. Podrás crear distintos tableros y añadir tantos como fases pueda tener el proyecto, por lo que, con esta personalización tendrás un mayor control. Además, las tareas y flujos de trabajo se pueden automatizar, por lo que facilitará tu día a día.
3. Kanbanize
El nombre de este software proviene del sistema Kanban, creado en la empresa Toyota (Japón) en los años 50, con el objetivo de mejorar la producción de automóviles.
Esta herramienta de gestión de trabajo, escala de forma natural en ambas direcciones: horizontal y vertical, por lo que te permitirá tener una visión más amplia del trabajo y te ayudará a mejorar la eficiencia. Además, podrás comenzar con un solo equipo y, cuando sea necesario, crear otros muchos más.
4. Pomodoro
Esta herramienta es muy útil y, aunque no es del todo una plataforma dedicada 100% a un Project Manager, nos puede servir para ser más productivos en nuestro trabajo. Todo gira en torno a la técnica del “bloqueo del tiempo” que hará que inviertas el tiempo de la manera más inteligente posible para obtener buenos resultados: dedicándote única y exclusivamente a una tarea. Es muy sencillo: define tu tarea, el tiempo del que dispones para completarla y establece las pausas que tendrás. En estos tiempos de descanso, aprovecha para respirar aire fresco, hacer algunos estiramientos… ¡Una app perfecta para concentrarte al máximo!
5. Asana
Asana es la herramienta diseñada para el project management, creada por el cofundador de Facebook, de ahí que su estética sea tan parecida a la de la red social. Es muy intuitiva y, su peculiaridad es que permite colaborar con personas freelance sin tener que intercambiar correos, ofreciendo la posibilidad de compartir documentos en Google Drive y Dropbox y creando tareas, entre otras funcionalidades. Cabe destacar, que tiene una versión gratuita de hasta 15 usuarios.
6. GanntProject
Esta herramienta es ideal para un Project Manager que sea amante de la estética de los gráficos de Gantt. Bastante similar a Microsoft Project, permite generar reportes en formatos HTML y PDF de tus proyectos. Esta plataforma permite a los usuarios crear un gráfico de Gantt para cualquier proyecto y asignar tareas y eventos importantes a los usuarios. Sin embargo, esta herramienta puede tener un punto de alta complejidad que puede dificultar tu trabajo si no estás familiarizado con los gráficos de Gantt y herramientas con más funcionalidades.
7. Project Microsoft
Como la hemos mencionado en el punto anterior, no podía faltar en este top una de las herramientas más útiles para un Project Manager y, sin duda, de las más conocidas a nivel mundial. De hecho, la primera versión de esta plataforma fue lanzada en 1984 y la primera versión para Windows, en 1990. El nivel de gestión y planificación que permite es muy elevado y también ofrece la posibilidad de entrar mucho en detalle de cada proyecto. Podrás usar plantillas personalizadas, controlar los recursos y calcular los costes, además de ver informes en tiempo real, entre otras funcionalidades.
8. Todoist: Lista de tareas
¿Eres un Project Manager amante de las listas de tareas? ¡Esta es tu herramienta! Todoist te da la posibilidad de tener sincronizados el ordenador con el móvil y poder cambiar y organizar tus proyectos desde cualquier dispositivo. Podrás añadir tareas eventuales o periódicas y el diseño es simple, por lo que automáticamente se convierte en una app intuitiva y fácil de usar.
9. Jira
Si trabajas con proyectos de desarrollo y quieres conocer una herramienta útil para un Project Manager de este sector, Jira es una de las más populares. Las funcionalidades que ofrece esta plataforma están diseñadas para reportar errores y hacer seguimiento de los distintos desarrollos que hay en proceso y el tiempo estimado y consumido para cada una de las tareas del proyecto. Este software tiene una versión gratuita de hasta 10 usuarios.
10. Miro
Miro no es una herramienta enfocada únicamente en Projects Managers, sino que también la usan muchos otros perfiles profesionales. En tu caso, puede servirte a la hora de personalizar y compartir dashboards con otros compañeros y equipos. Esta plataforma te permitirá crear tableros muy visuales, con distintos colores y formas y, además, te podrás beneficiar de las plantillas predeterminadas de las que dispone. Miro es un espacio colaborativo, en el que podrás dar rienda suelta a tu creatividad.
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